Phần mềm CRM là gì? câu hỏi này được khá nhiều các doanh nghiệp thắc mắc khi bắt đầu bước chân vào khởi nghiệp kinh doanh. Để trả lời câu hỏi này là cả một quá trình tìm hiểu về nhu cầu thực tiễn trên thị trường và khách hàng. Vậy Phần mềm CRM là gì? hãy cùng chúng tôi làm sáng tỏ nó với những chia sẻ dưới đây.
Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, mình có thể lấy một ví dụ cụ thể, một doanh nghiệp sẽ sử dụng để có thể tạo ra một cơ sở dữ liệu về khách hàng của mình theo các dữ liệu nhất định về: đặc điểm, lĩnh vực hoạt động, sản phẩm kinh doanh, các thông tin liên hệ, các sản phẩm, tần suất mua v.v… Từ những thông tin quan trọng đó, bộ phận chăm sóc KH sẽ cần lên kế hoạch cụ thể để có thể tạo dựng, duy trì, phát triển mối quan hệ với họ.

Với khái niệm trên, chắc hẳn bạn cũng đã hiểu khá rõ phần mềm CRM là gì. Tiếp theo chúng ta hãy cùng đi sâu vào tìm hiểu các mục đích cơ bản của chúng. Các công nghệ được ứng dụng để thu thập và quản lý thông tin khách hàng vào nơi lưu trữ tập trung một cách có hệ thống, tư đó giúp người dùng có thể truy vấn thuận tiện, tổ chức và quản lý quan hệ với khách hàng hiệu quả hơn. Thay vì làm tất cả bằng tay như trước đây, khả năng tự động hóa quy trình công việc cơ bản của các hệ thống CRM hỗ trợ đắc lực trong việc giám sát năng suất có được.
Các tính năng của một phần mềm CRM là gì?
Quản lý thông tin khách hàng. Tính năng cơ bản nhất của hệ thống này chính là việc cho phép lưu trữ thông tin vào các hệ thống cơ sở dữ liệu. Mỗi doanh nghiệp sẽ cần những thông tin khác nhau, nhưng về cơ bản thì tên tuổi, số điện thoại, email… là những yếu tố không được phép bỏ qua. Dữ liệu càng chi tiết, việc quản lý của bạn sẽ càng hiệu quả hơn.
Tự động hóa quy trinh công việc. Một trong những tính năng hàng đầu của một phần mềm CRM là việc tối ưu hóa quy trình công việc liên quan. Kết hợp danh sách đầu việc, nhiệm vụ, lịch biểu, các KPIs cụ thể sẽ giúp nhà quản lý theo dõi sát sao hơn hiệu quả hoạt động. Việc thực hiện công việc theo các tiến trình được giám sát chặt chẽ theo từng nhân viên, từng dự án cụ thể.
a
Tính năng cuối cùng của một phần mềm CRM là gì? Khả năng phân tích dữ liệu, thiết lập các báo cáo cụ thể là tiêu chí cần có. Hơn thế nữa, các kết quả cần phải có sự linh hoạt, cho phép người dùng tùy biến, lựa chọn các số liệu phù hợp cho các mục đích báo cáo khác nhau. Đây là một số ví dụ về dữ liệu báo cáo: có bao hàng được bán ra theo từng ngày, từng giờ; doanh thu tạo ra từ các giao dịch gần đây; tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ khách hàng quay trở lại… Các kết quả được đưa ra có thể được nhà quản lý sử dụng để tối ưu cho các chiến dịch tiếp thị, bán hàng…
Vai trò của phần mềm CRM đối với doanh nghiệp là gì?
Với các tính năng kể trên, chúng ta đều tò mò muốn biết vai trò của phần mềm CRM là gì. Sau đây là một số vai trò quan trọng nhất.
Nếu không sử dụng phần mềm chuyên dụng, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều đang quản lý các thông tin liên quan đến khách hàng thông qua bảng tính Excel, Google Calendar và các hệ thống lưu trữ dữ liệu đơn lẻ khác. Trong thực tế, các hình thức này cho thấy khá nhiều khuyết điểm như thông tin rời rạc, thiếu sự kết nối, việc quản lý rất khó khăn. Ngoài ra, việc truy xuất và tìm kiếm dữ liệu rất khó, khiến cho bạn phải mất nhiều thời gian mỗi khi cần thông tin nào đó. Khi việc làm ăn phát triển hơn, số lượng khách nhiều lên thì đây quả thực là một cơn ác mộng đối với nhà quản trị mối quan hệ khách hàng. Rủi ro trong với những sai sót có thể xảy ra luôn luôn thường trực. Và khi giải pháp CRM ra đời, chúng đã giải quyết điều đó một cách triệt để.
Như đã tìm hiểu trong một bài trước đây, phần mềm CRM phải xoay quanh việc tối ưu hóa quy trình bán hàng. Chúng giúp hạn chế tối đa hậu quả xấu tư việc không định vị khách hàng này đang ở giai đoạn nào của quy trình bán hàng từ đó không biết những cách giao tiếp và chăm sóc hiệu quả.